Cara membuat Visa UK dari Jepang

Hai peeps! Kali ini gw mau berbagi pengalaman seputar membuat Visa kunjungan turis ke UK dalam rangka mengikuti seminar internasional. Karena pengalaman gw kali ini ketika ngurus visa UK, rada rese dan ngeselin.

Jadi, di bulan Juni 2019 ini gw punya agenda untuk ikut seminar internasional di Glasgow UK, yang mana sebagai WNI, membuat visa UK itu adalah suatu hal yang wajib. Saat ini gw sedang tinggal dan sekolah di Kobe, Jepang. Sehingga gw harus mengurus pembuatan visa tersebut di Jepang. Okey, let's get to the explanation.

1. Cari info pembuatan visa

Tentunya, sebelum membuat visa, gw mencari-cari info dulu dari teman-teman yang pernah membuat visa UK dan juga dari blog-blog yang ada. Dan gw menemukan blog yang sangat sangat membantu gw mendapatkan informasi tentang bagaimana membuat visa UK, meskipun blogger tersebut membuat visa UK nya dari Indonesia. Tapi kurang lebih sama untuk form pengisian dari website Gov.uk nya.

Nah, kalau temen-temen sedang berdomisili di Jepang juga kayak gw, maka ada 2 tempat yang melayani pembuatan visa UK, yaitu Tokyo dan Osaka. Oia, visa UK ini dibuatnya gak melalui kedutaannya ya, tapi melalui agen VFS yang sudah dipercaya oleh kedutaan UK. Karena kedutaan UK sudah tidak melayani pembuatan visa secara langsung lagi.

Ada bedanya lho men temen untuk pembuatan visa dari Osaka dan Tokyo. Kalau temen-temen lebih dekat ke Tokyo lebih baik langsung membuat visa ke VFS Tokyo, no additional fee. Sedangkan kalau membuat visa melalui VFS Osaka, ada additional fee lagi, yaitu ¥8700 an. The choice is yours.

2. Mengisi form dari website Gov.uk

Seperti yang tadi udah gw bilang di atas, kalau gw sangat terbantu dengan blog https://omnduut.com/2018/07/30/dari-a-sampai-z-pengurusan-visa-turis-uk-di-vfs-global-jakarta-secara-mandiri/ untuk pengisian form di website Gov.uk nya. Blog tersebut sudah sangat rinci untuk pembuatan Visa UK nya. Cuma disini gw mau coba menambahkan dengan perbedaan kondisi untuk apply visa dari Jepang ya.

Dokumen yang dibutuhkan ketika apply visa UK dari Jepang, agak sedikit berbeda dengan apply dari Indonesia. Kita harus menyediakan dokumen yang dibutuhkan untuk mengajukan permohonan visa seperti:

• Paspor

Ya ini sih sudah sangat bisa dipastikan, akan sangat dibutuhkan ketika mengajukan permohonan pembuatan visa ya temen-temen. Jangan lupa untuk di cek masa berlaku paspornya, minimal 6 bulan sebelum keberangkatan ya. kalau kurang atau mepet, lebih baik diperpanjang dulu masa berlaku paspornya yaa.

• Residence card

Sebagai foreigner yang tinggal di Jepang, residence card adalah KTP kita, yng menyatakan bahwa kita tinggal secara legal di Jepang ya. Gak cuma untuk visa UK aja, tapi untuk pembuatan visa di semua negara, orang asing yg tinggal di jepang wajib melampirkan residence cardnya.

• Surat keterangan sekolah

Untuk temen-temen pelajar di Jepang, kita harus melampirkan surat keterangan bahwa saat ini kita sedang sekolah di Jepang. Lampirkan dokumen yang berbahasa inggris ya. 

• Invitation letter dari conference

Karena tujuan utama gw disini adalah mengikuti conference, maka surat undangan dari pihak conference yang menyatakan keikutsertaan kita di conference tersebut adalah wajib hukumnya untuk ikut disertakan. Karena pasti dari pihak cnference juga memberikan layanan pembuatan invitation letter ini, bagi para peserta-pesertanya yang membutuhkan untuk keperluan pembuatan visa.

• Surat keterangan beasiswa

Surat keterangan beasiswa ini diperlukan untuk mendukung kondisi keuangan kita kepada kedutaan inggris. Karena mostly yang pada sekolah di Jepang kan anak-anak berbeasiswa, jadi diperlukan surat ini dalam bahasa inggris tentunya. Kalau anak MEXT bisa minta surat ini dari kampus ya, begitupun dengan temen-temen yng beasiswa LPDP, JICA, Hitachi dll, kudu dipersiapkan. Kalau tanpa beasiswa dan memiliki pemasukan yang konstan dari orang tua atau spouse, pakai saja langsung rekening orang tua atau spouse kita, sebagai sponsor kita berangkat ke UK.

• Print buku tabungan 3 bulan terakhir

Di dalam form Gov.uk tersebut nanti ada pertanyaan berapa jumlah uang estimasi yg akan digunakan ketika kita visit UK dan juga uang simpanan kita di bank. Ketika mengisi itu, jangan sampai uang untuk visit jauh lebih sedikit dari uang simpanan kita ya temen-temen. Nah untuk bukti mengenai isian kita di website Gov.uk tersebut, kita butuh melampirkan pula scan dan fotokopian dari buku tabungan kita ini.

• Surat keterangan sponsor/beasiswa untuk conference

Pokoknya segala sumber keungan kita kudu dilampirkan ketika akan mendaftarkan aplikasi visa di UK. Pada kasus gw, alhamdulillah gw dapat grant dari kampus untuk menunjang perjalanan ini, makanya gw lampirkan juga surat keterangan ini.

• Surat guarantor dari sensei

Surat ini gak begitu mandatory sih, karena gw takut aja kalau surat-surat yg gw lampirkan di atas itu gak kuat, gw melampirkan surat "endorsement" dari sensei gw, yang menyatakan bahwa memang gw di mandati dari kampus untuk ikut conference ini, dan diberikan biaya perjalanan full dari kampus.

• Surat nikah

Ketika gw membuat visa UK ini, ada pertanyaan mengenai spouse, apakah sudah menikah atau belum. Ya karena gw menjawab sudah menikah, gw pun harus menyertakan bukti bahwa gw sudah menikah dengan menyiapkan bukti surat nikah. Alhamdulillah buku nikah saat ini sudah billingual, jadi gak perlu repot translate lagi.

Jenis visa yang gw apply untuk conference ini adalah Standard Visitor visa, dengan tujuan utama business. Jika kita sudah mengisi semua form yang terdapat di Gov.uk, di bagian akhir form, kita harus membayar biaya visa ini sebesar £95 atau sekitar ¥14,800 an saat gw bikin di bulan April 2019. Terdapat beberapa jenis visa yang bisa kita pilih berdasarkan lama masa berlaku visanya, berimplikasi terhadap berbedanya harga visa.

Lama durasi dan harga

Setelah membayar biaya visa yang dipilih, kemudian akan masuk ke halaman untuk memilih VFS di daerah mana yang akan dituju untuk pembuatan visanya. Seperti yang tadi sudah diberi tahukan, kalau di Jepang ada 2 kantor VFS, yaitu di Osaka dan Tokyo. Dan karena Kobe deket sama Osaka, makanya gw pilih untuk bikin di Osaka. Nantinya kita akan mendapatkan nomor registrasi pembuatan visa.

Setelah ini, akan di direct menuju situs milik VFS untuk proses selanjutnya.

3. Mengisi form dari VFS dan membuat appointment

Setelah mengisi semua data dan membayar visa di Gov.uk seperti di atas, saat nya untuk meng-upload dokumen-dokumen pendukung yang tadi sudah diisikan di website Gov.uk. Semua dokumen point-point di atas gw scan dan kemudian gw upload di website VFS ini.

Oia, di VFS ini banyak banget layanan yang ditawarkan oleh mereka, seperti mereka yang men-scan dan upload dokumen kita dengan tambahan biaya ¥1600, ada juga layanan sms yg ngasih tau kalau visa kita udah jadi (gw lupa berapa harganya), layanan pengiriman paspor kita langsung ke rumah ¥1500, layanan paspor kita gak usah di submit, layanan pengerjaan super singkat 5 hari aja, dll banyak banget, dan pastinya membutuhkan biaya tambahan yang sangat mahal untuk proses-proses express.

Gw memilih untuk men-scan dan meng-upload dokumen gw sendiri (Self scan and upload) jadinya biaya yang gw bayarkan hanya biaya administrasi VFS Osaka ¥8700 an. Biaya ini dibayar ketika datang ke VFS untuk rekam sidik jari. Mereka cuma menerima cash aja, gak bisa pembayaran dengan kartu.

Setelah proses upload mengupload selesai, barulah kita memilih tanggal untuk kedatangan rekam sidik jari dan juga foto. Terdapat tanggal-tanggal yang disediakan dan jam-jam yang available untuk kita datangi, itu free kalau kita memilih tanggal dan jam yang sudah ditentukan. Namun bila temen-temen mau memilih tanggal dan waktu yang flexible, ada biaya tambahan lagi sekitar ¥11,500 an untuk proses ini. Jam yang disediakan untuk pengajuan visa adalah jam 8:00 - 13:00. Kalau yang flexible bisa langsung datang kapan aja di tanggal yang sudah dipilih.


Problem with VFS 

Nah ini penglaman pribadi gw yang cukup drama dengan VFS. Jadi pada saat gw bikin visa, proses upload dll, sering banget website mereka error, seperti pas pertama kali gw isi dokumen, websitenya ke reload dan log out sendiri, terus gw gak bisa log-in dengan akun gw (nomor registrasi dan password), sampai gw harus mengganti 3 kali password untuk log-in.

Gonta ganti password 

Sampai akhirnya gw bingung kudu ngapain dan gw tinggalin gitu aja. Dan gw coba hari-hari esoknya, sambil ngumpulin dokumen-dokumen yang dibutuhkan. Setelah beberapa hari gak bisa, gw bingung ini kudu gimana, sedangkan gw sudah membayar visa di Gov.uk juga yang lumayan mahal dan bisa di refund tapi gak seberapa. VFS di Jepang, gak punya contact yang bisa di telepon di Jepang, jadi satu-satunya cara adalah melalui email ke VFS pusat di India kayaknya. Alamat email VFS kalau mau complain customercare@vfsglobal.com. Dan juga kita kudu sabar menanti jawaban dari pihak VFS nya itu. Butuh waktu kurang lebih 1-2 hari kerja untuk mereka bisa membalas complain kita. 

Drama VFS ini gak cuma gak bisa log-in aja. Setelah 3 harian gw tunggu untuk bisa log-in, akhirnya gw bisa log-in dan websitenya bisa digunakan dengan baik. Oia, kita bisa menyimpan dokumen yang sudah kita upload di VFS, jadi ketika kita log-in lagi sudah tinggal melengkapi yang belum aja. Drama selanjutnya adalah proses pembuatan janji. Hampir satu minggu dari proses awal hingga pembuatan janji gak kelar-kelar, padahal sudah mepet mau golden week ketika gw mau apply visa ini. Gw gak bisa proceed ke halaman selanjutnya, dikarenakan websitenya error lagi ketika gw mau klik waktu untuk jadwal datang ke VFS nya, bilangnya invalid reference number (nomor registrasi gw salah). Akhirnya gw email ngomel-ngomel ke VFS, melalui email tadi karena gw gak bisa bikin jadwal datang. Dan mendapatkan balasan email seperti ini.

Email balasan dari VFS

Akhirnya gw dikasih solusi untuk bisa datang kapan aja, direntang jam 8:00 - 13:00.

Tips kirim email ke VFS supaya langsung ditindak sama mereka

Sertakan detail informasi ini pada email komplain pertama temen-temen:

• From which country and city the visa/permit is being applied
• For which country the visa/permit is being applied
• Date of travel
• Application Reference Number (if any)
• Contact Details
• Brief description of concerns
• GWF Reference Number (starting with GWF)
• Screenshot of the error you are getting

Karena kalau infrmasi yang diberikan kurang, bakal makan lebih banyak waktu lagi, karena mereka balas email sehari sekali.

4. Datang untuk rekam sidik jari dan foto

Akhirnya setelah drama kumbara dengan website VFS selesai. Gw datang ke kantor VFS Osaka dengan membawa semua dokumen yang sudah gw upload ke website VFS dan juga print bukti email dari VFS pusat yang memperbolehkan gw dateng kapan aja. Karena memang nanti bakal ditanyain ttg appointment kita.

Alamat VFS Osaka :
〒542-0081 Ōsaka-fu, Ōsaka-shi, Chūō-ku, Minamisenba, 1-chōme−3−5 リプロ南船場 Lantai 10

Peta lokasi VFS Osaka

Ketika datang ke VFS, bawa barang-barang yg perlu aja ya temen-temen. Karena sebelum bisa masuk untuk pemrosesan berkas, bakal diperiksa dengan agak repot dulu sama satpamnya. Setelah pemeriksaan, kita akan didatangi oleh salah satu petugas VFS untuk ditanyai mengenai visa apa yang akan kita buat, dan juga menawarkan layanan-layanan terakhir kalinya seperti yang ada di website sebelumnya, siapa tau kan kita berubah pikiran gitu.

Kemudian kita diberikan nomor antrean untuk dipanggil ke bagian pemrosesan dokumen. Di bagian pemrosesan dokumen, kita dimintai semua dokumen yng sudah kita upload, untuk mereka scan, upload dan konfirmasi (gw gak ngerti ngapain mereka ngelakuin hal yg udah kita lakuin ini -.-). Juga melakukan pembayaran additional fee tadi.

Setelah dokumen kita di proses, kita kudu nunggu lagi untuk masuk kebagian pengambilan rekam sidik jari dan foto. Jadi kalau visa Uk ini, kita gak perlu ngelampirin foto dengan ukuran tertentu, karena nanti akan diambil fotonya on the spot ketika apply visa.

Setelah semua proses selesai, kita akan diberi tau oleh petugas mereka, jika visa baru akan selesai minimal 3 minggu tanggal kita datang untuk rekam sidik jari tersebut. Dan, nanti akan diberikan struk pembayaran yang merupakan dokumen resmi untuk ngambil paspor kalau sudah dikembaliin lagi paspor kita sama kedutaan ke VFS. Lumayan lama banget ni untuk pembuatan visa. Dan gak ada jaminan juga kalau visa kita bakal diterima meskipun udah habis uang segitu banyaknya.

5. Menunggu email konfirmasi

Kurang lebih 3 minggu gw nungguin kabar dari VFS mengenai visa gw, akhirnya gw mendapatkan email dari mereka.

Email konfirmasi dari VFS kalau paspor kita udah bisa diambil

6. Ambil Visa 

Kemudian gw datang ke VFS keesokan harinya. Jangan lupa untuk bawa bukti pengambilan visa, struk pembayaran additional fee dan juga residence card.

Seperti ketika awal datang pas mau rekam sidik jari, kita juga akan diperiksa mengenai barang bawaan ketika datang untuk pengambilan.

Pas pengambilan, kita akan diberikan plastik post yang di dalamnya berisikan paspor kita. Jadi paspornya gak ditunjukin langsung ke kita, mereka ngasih plastik post itu aja. Masih deg-deg an lah gw, ngebuka plastik postnya, kan masih gak tau apakah visanya jadi apa ditolak.

Dan alhamdulillah visa nya di approved!

7. Selesai

Alhamdulillah drama pembuatan visa UK ini berakhir bahagia :')


Semoga bisa bermanfaat ya temen-temen informasi dan curhat tipi-tipis di blog kali ini.

Cheers!
Enjoy UK!